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title: How to Generate and Submit DHL Return Numbers for OTTO Orders
description: This guide walks merchants through the process of generating a return tracking number in the DHL Business Customer Portal and submitting it correctly to OTTO.
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# How to Generate and Submit DHL Return Numbers for OTTO Orders

## This guide walks merchants through the process of generating a return tracking number in the DHL Business Customer Portal and submitting it correctly to OTTO.

### English:

### 1. Requirements

- An active **DHL business customer contract** with the product "DHL Retoure National" or "DHL Retoure International" is required.
- You do **not** need to include a physical return label in the package. OTTO generates this label for the customer but requires you to provide a valid **DHL return tracking number** during shipping confirmation.

### 2. Locate Your Billing Number and Number Range

- Log in to the **DHL Business Customer Portal**.
- Go to the **User Menu \> Contract Data**.
- Look for entries labeled **"DHL RETOURE"** or **"OTTO"**.
- Do **not** use the billing number for "DHL RETOURE ONLINE".
- The 4th- and 3rd-to-last digits of the billing number should be **"07"**.
- Note the corresponding **License Plate/Customer Identifier** from the "Number Range" column (e.g., all digits before the placeholder like XXXC).

### 3. Create the Return Tracking Number

- In the DHL portal, go to **Parcel & Goods \> Manually Record Shipment**.
- Create a new shipment and select **DHL Retoure** as the return method.
- After creation, you’ll find the **return tracking number** on the generated label — this is the return number to submit to OTTO.

### 4. Submit the Return Number to OTTO

- During the shipping confirmation in the OTTO backend or via your interface (e.g., SimpleSell, Tricoma, Xentral), enter the DHL return number as the **Return Tracking Key**.
- OTTO will only complete the shipping confirmation once this number is correctly submitted — this is required to receive your payout.

### 5. Additional Notes

- There is **no need to include the label in the package**.
- OTTO generates the customer-facing label based on your submitted return number.
- The process can also be **automated via connected systems** (e.g., Xentral, Tricoma, SimpleSell) if they are properly integrated with DHL and OTTO.

### Summary: Step-by-Step

1. Log in to the DHL Business Customer Portal.
2. Go to **Parcel & Goods \> Manually Record Shipment \> DHL Retoure**.
3. Create the return label for the order.
4. Submit the return tracking number to OTTO via the backend or your integration.

### German:

### 1. Voraussetzungen

- Du brauchst einen aktiven **DHL Geschäftskundenvertrag** mit dem Produkt "DHL Retoure National" oder "DHL Retoure International".
- Ein physisches Retourenlabel im Paket ist **nicht erforderlich**. OTTO erstellt das Kundenlabel selbst, benötigt jedoch eine **gültige Retourennummer** bei der Versandbestätigung.

### 2. Abrechnungsnummer und Nummernkreis finden

- Logge dich ins **DHL Geschäftskundenportal** ein.
- Gehe zu **Benutzermenü \> Vertragsdaten**.
- Suche nach Einträgen mit **„DHL RETOURE“** oder **„OTTO“**.
- Die Abrechnungsnummer von **„DHL RETOURE ONLINE“** darf **nicht verwendet** werden.
- Die viertletzte und drittletzte Stelle der Abrechnungsnummer muss **„07“** sein.
- Notiere dir die zugehörige **License Plate/Kundenkennung** aus der Spalte „Nummernkreis“ (alle Ziffern vor dem Platzhalter, z. B. XXXC).

### 3. Retourennummer erzeugen

- Gehe im Portal zu **Paket & Waren \> Sendung manuell erfassen**.
- Erstelle eine neue Sendung mit der Option **DHL Retoure**.
- Die **Retouren-Sendungsnummer** auf dem erstellten Label ist die Retourennummer für OTTO.

### 4. Retourennummer an OTTO übermitteln

- Bei der Versandbestätigung im OTTO-Backend oder über Schnittstellen wie SimpleSell, Tricoma oder Xentral trägst du die Retourennummer als **Return Tracking Key** ein.
- Die Versandbestätigung ist erst erfolgreich, wenn die Nummer korrekt übermittelt wurde — Voraussetzung für die Auszahlung.

### 5. Hinweise

- Ein Beilegeretourenlabel ist **nicht erforderlich**.
- OTTO erstellt das Retourenlabel für den Kunden auf Basis deiner übermittelten Nummer.
- Die Erstellung kann über angebundene Systeme (z. B. Xentral, Tricoma, SimpleSell) **automatisiert** erfolgen.

### Zusammenfassung: Schritt-für-Schritt

1. Im DHL Geschäftskundenportal anmelden.
2. **Paket & Waren \> Sendung manuell erfassen \> DHL Retoure** auswählen.
3. Retourenlabel für die jeweilige Bestellung erzeugen.
4. Die Retourennummer im OTTO-Backend oder über deine Schnittstelle übermitteln.

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