Otto
      Back to home
      1. Help Center
      2. FAQs
      3. Otto

      How Tracking Numbers Are Managed in Hello-Pine – Outbound and Return

      This article explains how shipment and return tracking numbers are handled in Hello-Pine for Otto orders. Hello-Pine does not create tracking numbers — they are sourced from Shopify and transferred to Otto automatically.

      English:

      1. Do We Generate Tracking Numbers?

      • No. Hello-Pine never generates tracking numbers.

      • Merchants typically generate tracking numbers through their own ERP system, a Shopify app, or a third-party fulfillment integration.

      • We have no influence on how these numbers are created — we simply transfer what is provided.

      2. Where We Get the Tracking and Return Numbers From

      • Shipment tracking number (outbound) is retrieved from the Fulfillment entry in Shopify.

      • Return tracking number (inbound) is read from the Order Attributes.

      • Merchants are free to enter any value — Hello-Pine will forward exactly what is in those fields.

      3. Special Case: Return Numbers with Otto

      • Otto does not have a dedicated field for return tracking numbers.

      • If DHL Retoure is activated in Hello-Pine, we will automatically inject the return tracking number into the order push.

      • Important: Once a merchant enters their DHL credentials in Hello-Pine, we automatically generate a return tracking number for each order and write it into the Shopify Order Attributes.

      • No manual entry is required — simply activate DHL Retoure and provide your DHL access.

      4. Critical Sync Behavior

      • A Shopify order must not be marked as fulfilled without a tracking number.

      • If fulfillment is confirmed without a tracking number, this will result in an error in the Otto sync.

      • Ensure the tracking number is entered before marking the order as fulfilled.

      German:

      1. Erstellen wir Sendungsnummern?

      • Nein. Hello-Pine erstellt keine Sendungsnummern.

      • Händler verwenden in der Regel ihr eigenes ERP-System, ein Shopify-Plugin oder eine externe Fulfillment-Lösung, um die Sendungsnummer zu erzeugen.

      • Wir greifen auf diese Nummer nicht ein — wir übertragen lediglich die bereitgestellten Daten.

      2. Woher stammen Versand- und Retourennummern?

      • Die Sendungsnummer (Outbound) wird aus dem Fulfillment-Eintrag in Shopify übernommen.

      • Die Retourennummer (Inbound) stammt aus den Order Attributes.

      • Der Händler kann die Felder frei befüllen — Hello-Pine übernimmt sie automatisiert und überträgt sie an die Marktplätze.

      3. Besonderheit bei Retourennummern für Otto

      • Otto bietet kein eigenes Feld für Retourennummern.

      • Sobald in Hello-Pine DHL Retoure aktiviert ist, fügen wir die Retourennummer beim Bestell-Push automatisch hinzu.

      • Wichtig: Sobald der Händler seine DHL-Zugangsdaten in Hello-Pine hinterlegt, erzeugen wir bei jeder Bestellung automatisch eine Retourennummer und schreiben sie in die Order Attributes von Shopify.

      • Eine manuelle Eingabe ist nicht erforderlich – die Aktivierung der DHL-Retoure und das Hinterlegen der Zugangsdaten genügt.

      4. Wichtig für die Synchronisation

      • Eine Bestellung in Shopify darf nicht ohne Sendungsnummer als versendet markiert werden.

      • Andernfalls kommt es zu einem Fehler bei der Otto-Synchronisation.

      • Trage daher die Sendungsnummer immer vor dem Versandstatus ein.