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      How to Cancel and Delete Test Orders in Shopify (Hello-Pine Plugin)

      This article explains how to properly cancel and delete test orders created in Shopify via Hello-Pine. It ensures your financial reports stay clean and no unnecessary transactions or fees are triggered.

      English:

      1. Cancellation vs. Deletion in Shopify

      • Canceling an order stops further processing — used for fraud checks or customer cancellations.

      • Archiving moves completed orders from the open list for organization.

      • Deleting removes the order entirely from your admin and reports — as if it never existed.

      2. Recommended for Test Orders

      • For test orders created via Hello-Pine or a test payment method:

        1. Cancel the order first.

        2. Then delete the order to clean your records.

      • This prevents test revenue or fees from being recorded.

      3. Step-by-Step: Cancel a Test Order

      1. Go to Orders in your Shopify admin and open the test order.

      2. Click More actions > Cancel order.

      3. Choose a refund option:

        • Full refund now: Triggers a real refund (not recommended for test orders).

        • Refund later: No payment is processed — ideal for test cases.

      4. If inventory was reserved, enable “Restock items”.

      5. Disable customer notifications.

      6. Confirm cancellation.

      Important: If a real payment method was used (e.g., PayPal), transaction fees may still apply. These are not refunded and may result in a negative payout balance.

      4. Step-by-Step: Delete a Canceled Order

      1. Open the canceled order.

      2. Scroll to the bottom or click More actions > Delete order.

      3. Confirm deletion.

      Only specific order types can be deleted:

      • Test orders via Bogus Gateway or Test Mode.

      • Orders using manual payments.

      • API-imported orders (like those from Hello-Pine).

      Regular paid orders or gift card orders cannot be deleted — only archived.

      5. Avoiding Financial Side Effects

      • Use Test Mode whenever possible to avoid transaction fees.

      • If a real payment occurred, refund immediately to avoid posting revenue.

      • Never refund to a non-existent customer to avoid duplicate payouts.

      6. Tip for Future Tests

      Use Shopify’s Bogus Gateway or Payments Test Mode for safe testing. These do not appear in real reports or trigger payouts. Once testing is done, switch back to Live Mode.

      German:

      1. Stornieren vs. Löschen in Shopify

      • Stornieren stoppt die Bearbeitung einer Bestellung (z. B. bei Betrugsverdacht oder Widerruf).

      • Archivieren verschiebt abgeschlossene Bestellungen zur Übersicht.

      • Löschen entfernt die Bestellung vollständig aus dem System und den Berichten.

      2. Empfehlung bei Testbestellungen

      • Für Testbestellungen über Hello-Pine oder Test-Zahlungsarten:

        1. Bestellung stornieren.

        2. Danach löschen, um die Datenbank zu bereinigen.

      • So werden keine Umsätze oder Gebühren gebucht.

      3. Schritt-für-Schritt: Bestellung stornieren

      1. Im Shopify-Admin unter Bestellungen die Testbestellung öffnen.

      2. Auf Weitere Aktionen > Bestellung stornieren klicken.

      3. Erstattungsoption wählen:

        • Vollen Betrag jetzt erstatten (nicht empfohlen bei Tests).

        • Später erstatten → keine Buchung, ideal für Testfälle.

      4. Lagerbestand ggf. über „Artikel wieder auf Lager nehmen“ zurückbuchen.

      5. Kundenbenachrichtigungen deaktivieren.

      6. Stornierung bestätigen.

      Hinweis: Bei echten Zahlungsarten (z. B. PayPal) fallen Gebühren an, die nicht erstattet werden. Das kann zu einem negativen Shopify-Guthaben führen.

      4. Schritt-für-Schritt: Bestellung löschen

      1. Die stornierte Bestellung erneut öffnen.

      2. Ganz unten oder unter Weitere Aktionen > Bestellung löschen klicken.

      3. Löschung bestätigen.

      Löschbare Bestellarten:

      • Testbestellungen (Bogus Gateway / Testmodus).

      • Manuelle Zahlungen.

      • API-Importe (wie von Hello-Pine).

      Nicht löschbar: reguläre, bezahlte Bestellungen oder solche mit Geschenkgutschein.

      5. Kosten und Guthaben vermeiden

      • Nutze den offiziellen Testmodus, um Gebühren zu vermeiden.

      • Bei echten Zahlungen: sofort rückerstatten.

      • Keine Rückzahlungen an „nicht existierende Kunden“, um doppelte Auszahlungen zu vermeiden.

      6. Tipp für zukünftige Tests

      Nutze den Bogus Gateway oder den Shopify Payments-Testmodus. So werden keine echten Umsätze generiert und es entstehen keine Gebühren. Nach dem Test einfach wieder in den Live-Modus wechseln.