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      How to Generate and Submit DHL Return Numbers for OTTO Orders

      This guide walks merchants through the process of generating a return tracking number in the DHL Business Customer Portal and submitting it correctly to OTTO.

      English:

      1. Requirements

      • An active DHL business customer contract with the product "DHL Retoure National" or "DHL Retoure International" is required.

      • You do not need to include a physical return label in the package. OTTO generates this label for the customer but requires you to provide a valid DHL return tracking number during shipping confirmation.

      2. Locate Your Billing Number and Number Range

      • Log in to the DHL Business Customer Portal.

      • Go to the User Menu > Contract Data.

      • Look for entries labeled "DHL RETOURE" or "OTTO".

      • Do not use the billing number for "DHL RETOURE ONLINE".

      • The 4th- and 3rd-to-last digits of the billing number should be "07".

      • Note the corresponding License Plate/Customer Identifier from the "Number Range" column (e.g., all digits before the placeholder like XXXC).

      3. Create the Return Tracking Number

      • In the DHL portal, go to Parcel & Goods > Manually Record Shipment.

      • Create a new shipment and select DHL Retoure as the return method.

      • After creation, you’ll find the return tracking number on the generated label — this is the return number to submit to OTTO.

      4. Submit the Return Number to OTTO

      • During the shipping confirmation in the OTTO backend or via your interface (e.g., SimpleSell, Tricoma, Xentral), enter the DHL return number as the Return Tracking Key.

      • OTTO will only complete the shipping confirmation once this number is correctly submitted — this is required to receive your payout.

      5. Additional Notes

      • There is no need to include the label in the package.

      • OTTO generates the customer-facing label based on your submitted return number.

      • The process can also be automated via connected systems (e.g., Xentral, Tricoma, SimpleSell) if they are properly integrated with DHL and OTTO.

      Summary: Step-by-Step

      1. Log in to the DHL Business Customer Portal.

      2. Go to Parcel & Goods > Manually Record Shipment > DHL Retoure.

      3. Create the return label for the order.

      4. Submit the return tracking number to OTTO via the backend or your integration.

      German:

      1. Voraussetzungen

      • Du brauchst einen aktiven DHL Geschäftskundenvertrag mit dem Produkt "DHL Retoure National" oder "DHL Retoure International".

      • Ein physisches Retourenlabel im Paket ist nicht erforderlich. OTTO erstellt das Kundenlabel selbst, benötigt jedoch eine gültige Retourennummer bei der Versandbestätigung.

      2. Abrechnungsnummer und Nummernkreis finden

      • Logge dich ins DHL Geschäftskundenportal ein.

      • Gehe zu Benutzermenü > Vertragsdaten.

      • Suche nach Einträgen mit „DHL RETOURE“ oder „OTTO“.

      • Die Abrechnungsnummer von „DHL RETOURE ONLINE“ darf nicht verwendet werden.

      • Die viertletzte und drittletzte Stelle der Abrechnungsnummer muss „07“ sein.

      • Notiere dir die zugehörige License Plate/Kundenkennung aus der Spalte „Nummernkreis“ (alle Ziffern vor dem Platzhalter, z. B. XXXC).

      3. Retourennummer erzeugen

      • Gehe im Portal zu Paket & Waren > Sendung manuell erfassen.

      • Erstelle eine neue Sendung mit der Option DHL Retoure.

      • Die Retouren-Sendungsnummer auf dem erstellten Label ist die Retourennummer für OTTO.

      4. Retourennummer an OTTO übermitteln

      • Bei der Versandbestätigung im OTTO-Backend oder über Schnittstellen wie SimpleSell, Tricoma oder Xentral trägst du die Retourennummer als Return Tracking Key ein.

      • Die Versandbestätigung ist erst erfolgreich, wenn die Nummer korrekt übermittelt wurde — Voraussetzung für die Auszahlung.

      5. Hinweise

      • Ein Beilegeretourenlabel ist nicht erforderlich.

      • OTTO erstellt das Retourenlabel für den Kunden auf Basis deiner übermittelten Nummer.

      • Die Erstellung kann über angebundene Systeme (z. B. Xentral, Tricoma, SimpleSell) automatisiert erfolgen.

      Zusammenfassung: Schritt-für-Schritt

      1. Im DHL Geschäftskundenportal anmelden.

      2. Paket & Waren > Sendung manuell erfassen > DHL Retoure auswählen.

      3. Retourenlabel für die jeweilige Bestellung erzeugen.

      4. Die Retourennummer im OTTO-Backend oder über deine Schnittstelle übermitteln.