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      Order Status Could Not Be Transferred for Returned Orders on Otto

      This article explains why a fulfillment update could not be transferred for returned orders on Otto and how to resolve the issue.

      English:

      1. Standard Return Process on Otto

      • The return (Refund) is registered in Shopify, and inventory may be restocked.

      • The return is transmitted to Otto, and the updated inventory is registered.

      • The updated inventory is then forwarded to Otto.

      2. ERP Integration in the Return Process

      The ERP system can be integrated in three ways:

      • It can react to the updated inventory in Shopify.

      • Alternatively, it can react to the return registered in Shopify.

      • The return can also be registered in the ERP and then transmitted to Shopify, triggering the standard process.

      3. Additional Information for Fulfillment Errors

      If you continue to receive messages like "Order status could not be transferred", consider the following:

      • Error message: "Order is not fulfilled" → The order has not yet been marked as shipped. Returns can only be processed for shipped orders.

      • If the order has not been shipped yet, only a cancellation is possible, not a return.

      • Ensure the order is marked as shipped before processing the return.

      4. Delay in Channel Synchronization

      • The channel status does not update in real-time.

      • Marketplaces need some time to process and update the order status.

      • Delays in data synchronization are normal and not a cause for concern.

      5. Issue: "Tracking Number Cannot Be Empty"

      • The tracking number may be missing.

      • The tracking number may have been entered shortly after marking the order as shipped.

      • In this case, the shipment will still be successfully transmitted, but the error email is triggered because the tracking number was missing during the first Shopify order update event.

      German:

      1. Standard-Retourenprozess bei Otto

      • Die Retoure (Refund) wird in Shopify registriert, dabei kann der Lagerbestand wieder aufgefüllt werden.

      • Die Retoure wird an Otto übermittelt, und der aktualisierte Lagerbestand wird registriert.

      • Der aktualisierte Lagerbestand wird anschließend an Otto weitergegeben.

      2. ERP-Integration im Retourenprozess

      Das ERP-System kann auf drei Arten eingebunden werden:

      • Es kann auf den aktualisierten Lagerbestand in Shopify reagieren.

      • Alternativ kann es auf die in Shopify registrierte Retoure reagieren.

      • Die Retoure kann über das ERP registriert und anschließend an Shopify übermittelt werden, wodurch der Standardprozess greift.

      3. Zusätzliche Informationen zu Fulfillment-Fehlermeldungen

      Falls weiterhin Meldungen wie „Ein Fulfillment-Update konnte nicht übertragen werden“ auftreten, beachte Folgendes:

      • Fehlermeldung: „Order is not fulfilled“ → Die Bestellung wurde noch nicht als versendet markiert. Eine Retoure ist nur für versendete Bestellungen möglich.

      • Falls die Bestellung noch nicht versendet wurde, ist nur eine Stornierung, aber keine Retoure möglich.

      • Prüfe, ob die Bestellung als versendet markiert wurde, bevor die Retoure übermittelt wird.

      4. Verzögerung bei der Synchronisation des Channel-Status

      • Der Channel-Status wird nicht in Echtzeit synchronisiert.

      • Marktplätze benötigen Zeit zur Verarbeitung und Aktualisierung der Bestellstatus.

      • Verzögerungen sind normal und kein Grund zur Sorge.

      5. Problem: „Tracking number can not be empty“

      • Es wurde keine Sendungsnummer eingetragen.

      • Die Sendungsnummer wurde erst kurz nach dem Markieren der Bestellung als versendet eingetragen.

      • In diesem Fall wird die Sendung trotzdem erfolgreich übertragen, aber die Fehlermeldung tritt auf, weil die Sendungsnummer beim ersten Shopify Order Update Event noch nicht vorhanden war.